DailyCosas 2.0

Leo de vez en cuando algunos blogs de productividad y un artículo que destaca mucho es “gestionar el email”. Sin duda es algo que hemos aprendido mal a manejarlo y así les va a muchas personas.

[Vía: Denken Über]

Os paso algunas reglas de oro que he aprendido:

• Para cada prioridad una vía de comunicación. Si algo es urgente: teléfono o mensajería instantánea. El email es para enviar mensajes que serán leídos de manera asíncrona. Me fastidia cuando me mandan un correo y luego se esperan que actúe sobre él inmediatamente (por otro lado, el correo puede ser una información reenviada que refuerece una llamada urgente).
• No leer constantemente el correo. Fijar cada cuanto leemos el correo (cada hora, cada dos horas, 3 veces al día, una vez al dia…). Hay que tener en cuenta que leer el correo no es algo inerte, generará nuevas tareas y no podemos ahcerlo a mitad de realizar una tarea. Lo mas complicado de esta regla es acostumbrar a la gente a que no lees el correo constantemente.
• Evitar los notificadores. Esto contraviene los dos puntos anteriores. No me interesa saber que me ha llegado correo nuevo, si fuera algo urgente recibiría una llamada o vendría alguien en persona. Esto es como mirar el correo constantemente pero peor, es una invitación constante a dejar de hacer mi trabajo. (Esto es aplicable a todos los programas, en ocasiones apago el Growl para no recibir ninguna notificación de nada).
• Inbox Zero. Deja en la bandeja de entrada solo los correos nuevos y crea dos carpetas:Hacer y Archivo. Todo email que una vez leído se convierta en una tarea va a la primera (anota la tarea por otro lado), los demás se borran o se mandan a Archivo. La bandeja de entrada solo es para correos nuevos ¿o es que tú sueles dejar correo en tu buzón que manoseas cada vez que lo abres? (vale, a veces dejo un máximo de 20 correos “sin leer” en la bandeja de entrada)
• Redacta emails sencillos y directos Si tu no quieres perder mucho tiempo leyendo el correo, el que recibe tus correos tampoco y será mejor si se lo pones fácil y le indicas simple y claramente lo que buscas con tu comunicación. ¡Ah! Y escribe el Asunto lo último como resumen de todo lo que has contado y de manera telegráfica. El asunto no puede ir en blanco ni ser un texto genérico (detesto los “Hola” o los “sin asunto”).

Estas son MIS reglas, y a alguno le parecerán un poco rompedoras, pero a mi me funcionan y ahora el email es una herramienta de trabajo, no el lastre que no me deja trabajar.

Artículo inspirado por: ThinkWasabi: Mis hábitos esenciales para no sufrir el Email

Podemos añadir algunas reglas “de cajón” sobre enviar:

• No reenvíes cadenas, y menos si no están verificadas. Bastante tenemos con el spam, como para tambien perder el tiempo en leer historias que no son verdad.
• No envíes correos con adjuntos gigantes. Piensa en los dispositivos móviles, en el tiempo que se tardan en descargar (como es un proceso en serie, hasta que no se descargue tu correo, no se descargarán los correos siguientes).